Sabemos que hoy en día, las reuniones presenciales han sido sustituidas casi en su totalidad por las reuniones virtuales. La coordinación para para avanzar en los procesos de trabajo y el establecimiento de prioridades sigue resultando necesario. La colaboración es un factor clave para alcanzar cualquier objetivo, ya sea que trabajemos en un mismo lugar o estemos dispersos en diferentes sitios.

Entonces, ¿qué elementos se requieren para que las reuniones virtuales sean productivas?. Para optimizar el tiempo que se les dedica y conseguir el objetivo que se persigue. ¿Qué se debe hacer para que quienes participan estén mentalmente presentes y comprometidos, aunque no estén en una misma oficina o salón? ¿Qué debemos hacer para que los participantes se conecten a tiempo y cuenten con la información indispensable para avanzar en los temas que se abordarán?

Antes de programar una reunión virtual, es importante que se redacte la agenda de trabajo o la orden del día. Así los participantes conocerán los temas a tratar y se enterarán de la información o documentación con que deberán contar durante la misma, así como su duración. Podrán acudir bien preparados.

Contar con una agenda, puede ayudar a que soliciten con anticipación se agregue algún tema particular a tratar. Si no es posible programar la reunión o elaborar una agenda debido a la premura de la misma, al menos se debe establecer su objetivo o el tema a tratar.

Para impulsar el éxito de la reunión, invita a los participantes a ser puntuales. Sugiere conectarse unos minutos antes para evitar cualquier falla. Recomienda también, el uso de auriculares a quienes no cuenten con un espacio privado o libre de ruido.

En caso de que, tú no seas el coordinador de la reunión, trata de cualquier manera de incentivar la intervención de todos los participantes convocados y evita amablemente se aborden temas que no guarden relación con el objetivo de la junta. Busca que se ajusten al programa de trabajo y a la duración planeada.

Al igual que en las reuniones presenciales, las divergencias de opinión pueden prolongar su duración. Lo que resulta inevitable. Contribuye para que se escuchen los diversos puntos de vista alineándolos con los objetivos previstos. Recuerda a los participantes que pueden utilizar otros medios, como las llamadas telefónicas o los chats para acordar los puntos finos. No todo se puede desahogar en una sola reunión.

Las video conferencias se han convertido en el punto de reunión obligados en la “nueva normalidad”, sin importar cuán lejanos estemos. Aprendamos a optimizar su uso, por minuto en Zoom se consumen 9MB en una videollamada estándar a 480p y puede elevarse hasta 27MB si la calidad sube a 1080p.

Una reunión virtual puede tener un impacto positivo en cualquier empresa. La colaboración virtual debe permitir la interacción entre colaboradores de la misma manera que las reuniones presenciales. Solamente se necesita aprender a manejarlas adecuadamente para incentivar la participación y generar sinergia grupal, para que las reuniones virtuales sean productivas.

Guadalajara, Jalisco a 06 de julio del 2020.