Antes de comenzar la temporada de confinamiento, nuestra administradora sufrió un accidente en su auto durante el trayecto para llevar a su marido al trabajo y a su hijo pequeño a la guardería. Durante ese desafortunada mañana, no tuvimos noticia de ella; lo que nos pareció muy extraño. No respondían el celular, ni su marido, ni ella. Fue entrada la tarde que nos enteramos lo sucedido y la gravedad de aquella situación. El percance a la postre no ha tenido consecuencias que lamentar. Sin embargo, dio pie para que nos diéramos cuenta en la empresa que los datos registrados en su expediente eran insuficientes, lo que sí era lamentable.

Hasta ese día, en el expediente de nuestra compañera estaba registrado el número de celular del marido para llamarle en caso de emergencia, así como el nombre de una empresa donde ya había dejado de laborar. Situación que nos alertó para solicitar al resto del personal que anotaran en su expediente digital otro número telefónico más, para avisar en caso de emergencia: el de una persona que no viviera en la misma casa que nuestros colaboradores. Una persona de confianza a la que pudiéramos localizar y en caso necesario proporcionarle información sobre números de póliza de los seguros de auto o de gastos médicos. Los datos registrados en los expedientes, además de insuficientes, estaban obsoletos, lo que también era lamentable.

Esa experiencia nos llevó a programar una campaña para actualización de datos en el expediente digital cada semestre; y desarrollar un tablero analítico de datos del personal que nos ha permitido conocer mejor a nuestros colaboradores. El tablero analítico de datos, además de indicarnos quienes han concluido estudios de Big Data o de Phython, nos permitió detectar que un grupo de compañeros eran aficionados al boliche; lo que llevó a organizar un equipo que se reunía cada viernes de quincena, hasta antes de decretarse la emergencia sanitaria.

 Con otro tipo de información que conseguimos durante el análisis de datos, nos esforzamos por firmar convenios para beneficia al personal con descuentos en membresía de gimnasio, ropa deportiva, entradas al cine, que estaban entre sus principales aficiones. Convenios que la pandemia nos ha obligado revisar.

En suma, contar con un expediente digital de cada uno de nuestros colaboradores y permitirles que lo actualicen en forma permanente, nos ha ayudado a ofrecerles beneficios más acordes a sus intereses y necesidades; además, de ayudarnos a elaborar mejor las cartas de reemplazo para nuestros puestos críticos y planear nuestro programa de capacitación en forma más efectiva.

Agrupar y almacenar todos los datos de nuestros colaboradores en un único lugar ha hecho más eficiente su proceso de extracción y análisis, manteniendo la seguridad de los mismos. Ha facilitado que se compartan solo algunos datos entre las personas autorizadas para su aprovechamiento y nos ha brindado información valiosa para elevar la retención del talento con que contamos.

Un evento como el accidente que sufrió nuestra compañera nos llevó a dimensionar la importancia de contar con datos certeros y actualizados; lo que también nos impulsó a mejorar el desarrollo de nuestro módulo para Gestión de Expedientes Digitales y el Tablero Analítico de Personal, que finalmente nos abrieron un horizonte de posibilidades para conocer y beneficiar a nuestros colaboradores.

Guadalajara, Jalisco a 17 de Agosto del 2021