En esta temporada donde las reuniones en línea son cada día más frecuentes, me parece frustrante desperdiciar el tiempo en aquellas que resultan inútiles porque se prolongan más de lo necesario e incorporan personas que no deberían participar e incluso y no se llega a acuerdo alguno porque falta claridad en el objetivo para el que fueron convocadas.

Hace tiempo leí en la revista Forbes que un ejecutivo promedio invierte un promedio de 23 horas semanales en reuniones, casi la mitad de su tiempo de trabajo, dato que me pareció confiable en base a mi experiencia profesional; sin embargo, lo que elevó mi frustración, fue enterarme que aproximadamente 15% de ese tiempo (4 horas) se desperdicia por atrasos e ineficiencia de quienes participan en las reuniones.

Con seguridad tú también participas en reuniones inútiles con cierta frecuencia, por lo que debemos hacer algo para evitar que eso siga sucediendo. Creo que lo primero que debemos hacer es preguntar el motivo de la junta, cuánto durará y por qué se considera que debo participar (si requieren alguna información particular o determinados datos). Si no me pueden responder con precisión, será mejor declinar amablemente.

Quizá hayas participado en algún curso de capacitación sobre “reuniones efectivas de trabajo” y la vorágine del trabajo diario te ha hecho olvidar lo que aprendiste al respecto. Por ello, te ayudaré a recordar a través de las siguientes preguntas:

¿Realmente debe durar una hora la reunión? Quizá si se reduce el tiempo en 15 minutos, quienes participen agilicen sus intervenciones, ya que generalmente tratamos de ajustarnos al tiempo que se nos otorgue. Ahorrar 15 minutos cada reunión nos llevará a acumular varias horas para concentrarnos en nuestras actividades sustantivas.

¿Conviene recordar el propósito de la reunión al comenzar?

Se acordó que fuera una reunión para informar avances, para analizar alternativas o revisar propuestas, para tomar alguna decisión, entonces anótalo en el pizarrón para enfocar a todos los asistentes o pide que se resalte en la agenda. Busca que tenga un solo objetivo la junta, de otra manera puede perderse el enfoque. Si alguien se desvía del objetivo, será más sencilla reencausarle o proponer otra fecha para revisar el tema de su interés.

¿Podrías invitar a un cierre 5 minutos antes de concluir la reunión?

 Eso puede llevar a que los asistentes reconozcan los acuerdos y compromisos realizados, con quienes se deberán coordinar, así como las fechas pactadas. Un buen cierre puede generar la impresión de una reunión productiva.

Te aseguro que implementando pequeños cambios en nuestra manera de intervenir en las reuniones podremos mejorar nuestro desempeño diario y lograr mayor efectividad en lo que hacemos. Muchas veces, esos pequeños cambios pueden causar un gran impacto. Así como reducir nuestra frustración.

En buena medida, la efectividad de una reunión dependerá del trabajo realizado de antemano. Espero me cuentes como resultan esos pequeños cambios que realices en la agenda de tus reuniones.

Guadalajara, Jalisco a marzo 16 de 2021.