La digitalización es un proceso que se ha ido extendiendo hacia las áreas de Recursos Humanos de las empresas, ya que han comprobado que ahorra aproximadamente 40% del tiempo que dedican a las tareas administrativas. Es decir, se ahorran 16 horas por semana si la jornada es de 40 horas; que equivalen a dos días hábiles que podrían destinarse a la atracción de talento, a la retención del mismo o a cualquier otra actividad que agregue valor a la organización.

Contar con una plataforma que pueda digitalizar y procesar los datos contenidos en los expedientes de personal para fines estadísticos puede ahorrar muchísimo tiempo. Muestra de ello se tiene durante la temporada en que se entregan útiles escolares para los hijos de los colaboradores, ya que la plataforma puede identificar a los niños entre seis y doce años que hayan registrado en los expedientes y emitir un informe que contenga el total. Tarea que de manera manual consume bastante tiempo y en ocasiones atrasa la adquisición de los útiles escolares.

Reportes similares al que referí, se pueden obtener con agilidad para identificar las tallas para solicitar uniformes de trabajo o deportivos y también para ajustar las rutas del transporte de personal. Un sin número de reportes se pueden conseguir aprovechando la información contenida en los expedientes digitales del personal.

Los datos de los colaboradores se pueden mantener actualizados, solicitando con cierta periodicidad, a los miembros de la organización que carguen su información directamente en la plataforma; incluso, requiriéndoles comprobantes oficiales (actas de nacimiento, de matrimonio, de defunción, certificados, diplomas, etcétera).

Con la información demográfica que ofrecen algunos módulos de expedientes digitales es posible identificarse a las personas con algún tipo de padecimiento, como por ejemplo con diabetes y desarrollar programas de mejora nutricional, lo que podría impactar positivamente su salud y por ende su productividad. Como puede apreciarse el aprovechamiento de los datos contenidos en los expedientes digitales es muy basto.

Uno de cada nueve ejecutivos de Recursos Humanos que han invertido en la digitalización de los expedientes de personal considera que ha valido la pena. Digitalizar la información ha facilitado sus labores, ya que este proceso guarda relación con la disponibilidad de los datos, la inmediatez y agilidad para manejarlos durante la toma de decisiones, así como con la mejora en la eficiencia de la gestión.

Construir una cultura digital debe convertirse en un proyecto fundamental para los titulares de las áreas de Recursos Humanos, ya que con ello podrán estar preparados para enfrentar los desafíos que presente el entorno en el futuro inmediato e impulsar la innovación.

En Sepanka Suite contamos con un módulo para la gestión de expedientes digitales, cuya funcionalidad podríamos mostrarte con gusto. Llámanos y concertamos una cita para que des el siguiente paso hacia la mejora en el desempeño de tu área de Recursos Humanos.

Guadalajara, Jalisco a agosto 23 de 2022