En algunas empresas, el departamento de Capital Humanos no se gana un lugar relevante debido a que desconoce la manera para traducir en pesos y centavos el esfuerzo que realiza. Por ello, quiero mostrar como una labor básica puede ser calculada para que comiencen a demostrar el impacto económico que causa en las finanzas generales del negocio.

Esa labor básica a la que me refiero es el reclutamiento de personal. Para empezar a calcular su costo, lo primero que se debe hacer es averiguar de dónde vienen. Para una sencilla identificación, los expertos han dividido en dos categorías esos costos: internos y externos.

Los costos internos son los que se realizan dentro de la organización. Por ejemplo, los salarios de las personas que llevan a cabo las tareas directamente, incluyendo los impuestos y beneficios, así como las horas dedicadas a entrevistas por personal de las áreas que requieren cubrir las vacantes, los gastos de costos internos las oficinas (renta, luz, servicios de agua, servicio de telefonía, internet, correo electrónico, mantenimiento y limpieza), el equipo de oficina (computadoras, escritorios, aparatos telefónicos) y en su caso, gastos de trasportación, alimentos y hospedaje.

En cuanto a los costos externos son aquellos que se pagan a proveedores de algunos servicios. Por ejemplo, la renta de una plataforma para gestionar las vacantes, honorarios de una agencia de contratación, la renta de equipo para participar en ferias de empleo, publicaciones en Facebook o Linkedin, los honorarios por la realización de estudios socioeconómicos o verificación de antecedentes laborales, aplicación de evaluaciones psicométricas y exámenes médicos.

Una vez que se cuente con esa información conviene vaciarla en una hoja de cálculo y decidir la periodicidad con que se llevará a cabo el cálculo; además, en ese documento se deben registrar el número de personas contratadas durante el período a valorar. Mi recomendación para iniciar es que, se revisen los gastos de un año anterior, para estar en posibilidades de comparar con los gastos en que se vaya incurriendo. Sería una buena referencia.

Probablemente encontrarás que muchos de los costos no cambian cada mes, por lo que debería ser más fácil y rápido de completar el cálculo.

Sabemos que el costo para reclutar y contratar a un ejecutivo es más alto que el costo para contratar a un operario; por lo que se podrían calcular los costos de manera diferenciada, si así conviene a la empresa.

Además de utilizar los resultados para efectos presupuestales, pueden servir para compararse con los costos de mercado. Compararse contra los costos de reclutamiento en el sector industrial o de servicios donde se desenvuelve tu empresa, puede ayudar a detectar aquellos que estén más elevados para identificar sus causas y atajarlas. En los grupos de reclutamiento donde usualmente participamos se pueden compartir los costos ente empresas de tamaños y giros similares; incluso, si se analizan los costos de reclutamiento por puesto, los resultados serán más precisos. 

Conocer los costos de reclutamiento es un buen principio para hablar en el idioma de los negocios; sin embargo, también se deben tener en cuenta el tiempo y la calidad invertidos en ese proceso para conocer la efectividad del mismo.

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Guadalajara, Jalisco a junio 22 de 2021.