Con cierta frecuencia escucho decir a mis colegas de Recursos Humanos que se les fue el día y no alcanzaron a sacar los pendientes que tenían programados. Luego, cuando les pregunto la causa, generalmente responden que atendieron peticiones realizadas por los colaboradores de la empresa.

Solicitudes que llevan a cabo los colaboradores de manera repetitiva: saldo de vacaciones, vencimiento del período vacacional, solicitud de vacaciones o permisos, registro de llegadas tarde, formatos para realizar tal o cual trámite, etcétera. A menudo esas peticiones reducen la capacidad de los equipos de recursos humanos para dedicarse a labores más estratégicas. Carga que se podría aligerar si invirtieran en una plataforma digital donde el colaborador pueda consultar información y datos. Las plataformas digitales son un avance tecnológico que ha probado reducir entre 40% y hasta 70% del tiempo destinado a atender las dudas y peticiones del personal.

Es importante contar con herramientas tecnológicas para automatizar las tareas administrativas del área de Recursos Humanos que consumen mucho tiempo e implementar mecanismos que permitan obtener mayor agilidad y simplificar el intercambio de datos con los colaboradores. De otra manera, el área de Recursos Humanos permanecerá realizando tareas operativas y difícilmente podrá escalar a realizar labores estratégicas que agreguen valor a la empresa.

Desde que una persona decide integrarse una organización hasta el día en que se jubila está en contacto permanente con el área de Recursos Humanos. Su punto de enlace inicia cuando entrega la solicitud de empleo o el curriculum vitae; contacto que las nuevas generaciones prefieren realizar a través de una plataforma digital donde puedan depositar su documentación y llevar control de las citas para entrevista, así como de las distintas etapas del proceso de selección. Comunicación que se reactiva cada vez que se responde una encuesta de clima laboral, una evaluación del desempeño, cuando se requiere conocer los beneficios que otorga la empresa, cuando es necesario saber la fecha en que se entregará el reparto de utilidades o el aguinaldo, etcétera. Contacto que las nuevas generaciones solo conciben a través de una plataforma digital.

Contrario a lo que algunas personas piensan, la información que se maneja en las plataformas digitales se conserva segura en la nube, ya que las compañías que proveen el servicio de almacenamiento de datos cumplen con altos estándares de seguridad. Por ello, quienes trabajan en el área de Recursos Humanos y están autorizados, pueden acceder con tranquilidad a los datos del personal desde cualquier lugar; lo que, además permite contar con reportes e indicadores de gestión.

La digitalización de los procesos de Recurso Humanos es fundamental para lograr el éxito de las empresas. Solo con la incorporación de herramientas tecnológicas, que permitan a los profesionales del área centrarse en tareas verdaderamente estratégicas, será posible prosperar y eleva su nivel de trabajo. Invertir en una plataforma digital para Recursos Humanos definitivamente es una decisión inteligente, que será redituable en un corto plazo.

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Guadalajara, Jalisco a junio 13 de 2023.