Para algunas personas redactar o actualizar las descripciones de puesto son labores, que además de resultarles laboriosas, consideran que son poco apreciada en las organizaciones. Opinión que pudiera ser cierta para quienes desconocen el valor que aportan dichas actividades y los documentos a que me he referido.

La utilidad de las descripciones de puesto se reconoce hasta que se pretende contratar, al ofrecer inducción, cuando se lleva a cabo la evaluación del desempeño o cuando se realiza un ascenso; sin embargo, también son necesarias para detectar oportunidades de capacitación, para diseñar los planes de sucesión y configurar un programa de compensaciones. La descripción de puesto es básica para alinear las expectativas de un cargo con el desempeño de quien lo ocupa.

Así también, dedicar tiempo a la elaboración de las descripciones de puesto puede resultar fundamental para integrarse en un proceso de certificación en normas de calidad, si se desea franquiciar o expandir la empresa; incluso, cuando se requiere adelgazar la estructura organizacional.

Recopilar, examinar e interpretar información sobre un puesto en específico para luego plasmarla en un documento, requiere tiempo ya que conlleva tareas tales como:  

·      Entrevistar al ocupante del puesto para conocer de primera mano las actividades que realiza.

·      Observar cómo se llevan a cabo las actividades.

·      Llenar cuestionarios y/o hojas de trabajo.

·      Cotejar información recabada con el jefe inmediato del puesto y con puestos similares.

·      Redactar información y vaciarla en formatos prestablecidos.

·      Realizar ajustes y correcciones.

·      Conseguir autorizaciones.

La médula de una descripción de puesto está en el listado de responsabilidades que conlleva. La descripción de las mismas debe ser breve, pero asentando claramente la magnitud de cada responsabilidad, incluso conviene ordenarlas de manera decreciente, de la más importante hacia abajo. A veces, se asigna un porcentaje al tiempo que se dedica a cada función o se indica la frecuencia con que se llevan a cabo.

En ocasiones se utilizan de manera indistinta los conceptos de descripción de puesto y perfil de puesto, incluso algunos piensan que son lo mismo. Sin embargo, cuando nos referimos a la descripción del puesto, hablamos de las funciones y responsabilidades del mismo; en tanto que, al referirnos al perfil de puesto, hablamos de la experiencia requerida para desempeñar tales funciones, así como de los conocimientos y habilidades indispensables para llevarlas a cabo. Son complementarios, pero no son lo mismo.

Como puede apreciarse, las descripciones de puesto ofrecen más beneficios que simplemente algunos párrafos para insertar en las ofertas de empleo; ayudan al onboarding, a la retención del personal, brindan indicadores de resultados y protegen a la organización legalmente. Si quieres facilitar la elaboración de las mismas, Sepanka Suite cuenta con una sección para ello dentro del Módulo de Estructura Organizacional, donde además se muestra el organigrama y los perfiles de puesto. Pide una demostración para que conozcas su alcance.

Guadalajara, Jalisco a octubre 19 de 2021.